Our Mission

中小企業の強みを再生し、
次の道へ、共に歩む。

デジタル化の奔流、人手不足、世代交代。
押し寄せる変化の前で課題を感じている経営者の方に、私たちは伴走します。
現場に眠る価値を再生し、次の道へ。

Reverse, then Next.
Nex
次へ — NEXT

未来を見据える眼差し。

Re
再生 — Reverse

立ち止まり、見つめ直す勇気。

th
道 — paTH

確かな一歩を刻む道筋。

Philosophy

次を語る前に、
再生から始める。

Nexrithは、お客様が積み重ねてきたものを再生することから始め、その先ではじめて、本物の道が姿を現すと信じています。

事業方針

BUSINESS

私たちは、中小企業の「利益構造」を設計します。SaaSを“売る”のではなく、
すでにお持ちの資産を Google を土台に 再設計し、利益が生まれる流れそのものを組み直します。

私たちが提供する 3 つの再設計
BEFORE 部分的な効率化
⌄
利益構造の再設計
Profit Structure Redesign
構造そのものを組み替える

手間と利益漏れを業務フローから可視化し、利益が生まれる導線へ組み替える。

BEFORE 場当たりのツール導入
⌄
Google を土台にした再生
Rebuilt on Google
世界基準の基盤に載せ替える

世界基準の基盤の上に資産とノウハウを組み直し、止まりにくく引き継ぎやすい形へ。

BEFORE 締めてから分かる数字
⌄
経営判断の高速化
Real-time Decisions
一手早い意思決定へ

原価・粗利・稼働をリアルタイムに可視化し、一手早い意思決定を可能にする。

これら3つの再設計を、中小企業向けの具体的なサービスにしたのが
「利益構造DX」です。導入効果・進め方・無料相談はサービスサイトへ。

サービスサイト「利益構造DX」を見る →
CONTENTS

最新コンテンツ

COMPANY

会社概要

会社名
株式会社Nexrith
代表者
代表取締役 山口 將寛
設立
2026年06月
事業内容
中小企業の利益構造の設計・再構築（Google を土台）
所在地
〒060-0062 北海道札幌市中央区南二条西五丁目31-1 RM Bld. 701
MEMBERS

メンバー紹介

山口將寛
代表取締役 / CEO
山口 將寛Nobuhiro Yamaguchi
鷲ノ上智昭
取締役
鷲ノ上 智昭Tomoaki Washinoue
NexrithNexrith
登録日：

中小企業のDXは何から始めるべきか「最初の1業務」を選ぶ3つの基準

中小企業のDXが失敗する典型は「大きく始めること」。最初にデジタル化する1業務を選ぶ3つの基準と、業務別の効果試算、90日で結果を出す進め方を解説します。高額なシステム投資の前に読んでください。

DXの失敗は、たいてい「大きく始める」ことから起こる

「DXをやらねば」と一念発起した会社がまず検討しがちなのが、基幹システムの刷新や全社パッケージの導入です。そして数百万円と1年をかけた後、「現場が使ってくれない」という壁に突き当たる——中小企業のデジタル化で最も多い失敗パターンです。

原因は技術ではありません。変化の量が、組織が一度に消化できる量を超えていることです。処方箋はシンプルで、「最初の1業務」を正しく選び、90日で目に見える結果を出し、その成功体験を横に広げることです。

最初の1業務を選ぶ、3つの基準

候補となる業務を、次の3つの基準で採点してください。

基準問いなぜ重要か
① 頻度毎日〜毎週発生するか頻度が高いほど効果の総量が大きく、定着も速い
② ルールの明確さ手順を紙に書き出せるか例外だらけの業務は自動化コストが跳ね上がる
③ 効果の測りやすさ削減時間を金額に換算できるか経営判断と社内説得の材料になる

3つすべてに○が付く業務から始めます。逆に、「経営判断が絡む」「例外対応が主体」「年数回しか発生しない」業務は、効果が出にくいため後回しにします。

業務別の相性早見表

中小企業でよく候補に挙がる業務を、上の基準で整理したものです。

業務頻度ルール明確さ効果測定総合具体策
日報・作業報告◎ 毎日○○本命コラム①参照
請求書発行○ 毎月◎◎本命コラム②参照
受発注・在庫照合◎ 毎日○○本命コラム③参照
経費精算○◎○有力市販サービスも豊富
顧客管理（営業）○△ 属人的△2巡目以降営業プロセスの整理が先
採用・人事評価△△△後回し判断業務が主体

※「総合」は当社の支援経験に基づく一般的な傾向です。業種により異なります。

90日で結果を出す進め方

第1〜2週：業務の棚卸し
対象業務の手順を、実際にやっている人に紙へ書き出してもらいます。ここで「社長が知らなかった手作業」が必ず見つかります。同時に現状の所要時間を計測し、これが効果測定の基準値になります。

第3〜6週：小さく作る
ツール選定は「今使っているものの延長」が原則です。Googleスプレッドシートを使っている会社なら、その自動化（GAS）やアプリ化（AppSheet）から始めるのが、教育コストが最小で済みます。最初から完成度を求めず、機能は「これがないと業務が回らない」ものに絞ります。

第7〜10週：並行運用
旧手順と新手順を並行させ、現場の声で修正します。この期間を飛ばすと定着に失敗します。

第11〜13週：計測と報告
基準値と比較し、「月◯時間 ＝ 人件費換算で月◯円」を算出します。この数字が、2つ目の業務へ展開する際の説得材料になります。

内製か、外部の力を借りるか

完全内製外部伴走（当社のような支援）大手SIerへ発注
費用感ほぼゼロ〜小〜中大（数百万円〜）
社内に残るものノウハウ（担当者次第）ノウハウ＋動く仕組み仕組みのみ
向くケース意欲ある担当者がいる担当者はいるが経験がない要件が固まった大規模案件
リスク挫折・属人化支援先の見極めが必要過剰投資・現場離反

正直に言えば、意欲と時間のある担当者がいる会社は、この記事と各コラムの手順で内製に挑戦する価値があります。外部の伴走が効くのは「最初の設計」と「つまずいた時」です。

まとめ

DXという言葉の大きさに反して、成功する会社がやっているのは「毎日発生する1業務を、90日で、測れる形で変える」という地味な一歩です。最初の1業務の選定に迷ったら、無料相談で貴社の業務一覧から一緒に採点します。

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スプレッドシートで請求書を自動発行する方法GASで月8時間を1時間に

Googleスプレッドシートの請求データから、PDF請求書の作成・メール送付までを自動化する仕組みを解説します。使うのは無料のGoogle Apps Script。インボイス制度対応の注意点と、失敗しない導入手順も紹介します。

毎月月初の「請求書づくり」、何時間かけていますか

取引先ごとにExcelのひな形を開き、宛名と金額を打ち替え、PDFにして、メールに添付して送る。取引先が30社あれば、確認作業も含めて月8時間前後かかるのが相場です。金額の打ち間違い、宛先の添付ミスといった「事故」のリスクも毎月ついて回ります。

この作業は、Googleスプレッドシートと、その自動化機能であるGAS（Google Apps Script）でほぼ自動化できます。追加費用はかかりません。

仕組みの全体像：3つの部品でできている

自動化と聞くと大がかりに感じますが、部品は3つだけです。

部品役割使うもの
① 請求データ表誰に・何を・いくら請求するかの一覧スプレッドシート
② 請求書テンプレート会社ロゴや振込先が入ったひな形Googleドキュメント
③ 差し込みプログラム①のデータを②に流し込み、PDF化して送るGAS（無料）

流れはこうです。月初にボタンを1回押すと、GASが請求データを1行ずつ読み、テンプレートの「{{宛名}}」「{{金額}}」などの目印を実データに置き換え、PDFとして保存し、送付メールの下書きまで作ります。

導入手順：4ステップ

ステップ1：請求データを「1行1請求」で整える
自動化の成否はここで決まります。「請求日／取引先名／件名／金額（税抜）／消費税／源泉徴収の有無／送付先メール」を列として持つ表を作ります。セル結合や小計行の挿入は自動処理の敵なので使いません。

ステップ2：テンプレートに「差し込み目印」を置く
Googleドキュメントで請求書のひな形を作り、可変部分を {{取引先名}} のような目印にしておきます。

ステップ3：GASを書く（または雛形を使う）
スプレッドシートの「拡張機能 > Apps Script」にプログラムを貼り付けます。処理の骨格は「表を読む→テンプレートを複製→目印を置換→PDF化→下書き作成」の5工程で、100行に満たない規模です。Web上に雛形も多く公開されていますが、自社の請求ルール（締め日、源泉、端数処理）に合わせた調整は必要です。

ステップ4：必ず「下書きまで」で1〜2ヶ月運用する
最初から自動送信にしないでください。GASはメールの下書き作成までにとどめ、人が宛先と金額を目視してから送る運用を1〜2ヶ月続け、事故がないことを確認してから自動送信に切り替えるのが安全です。

インボイス制度への対応も忘れずに

適格請求書には、登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額などの記載が求められます。テンプレートを作る段階でこれらの項目を組み込んでおけば、以後は自動で全請求書に反映されます。手作業時代の「古いひな形を使い回してしまった」というミスが構造的になくなるのは、自動化の隠れた利点です。

※記載要件の詳細は国税庁の最新情報をご確認ください。

効果の目安と、向き不向き

項目手作業自動化後
請求書作成（30社）約6時間約20分（実行と目視確認）
宛先・金額ミス毎月数件のヒヤリ元データ起点のため大幅減
ひな形の更新漏れ起こりがちテンプレート1箇所の修正で全社反映

※当社試算。取引先数・請求の複雑さで変動します。

一方、向かないケースもあります。取引先ごとに請求書フォーマットの指定が強い場合や、紙・郵送が主体の場合は、自動化範囲が狭くなり効果が薄れます。その場合は発行より先に「請求データの一元化」だけ進めるのが現実的です。

まとめ：請求業務は「最初の自動化」に向いている

請求書発行は、①毎月必ず発生し、②ルールが明確で、③効果が金額換算しやすい——社内で最初に自動化する業務の条件が揃っています（選び方の考え方はコラム「中小企業のDXは何から始めるべきか」で詳しく解説しています）。

自社の請求フローで自動化できるか知りたい方は、無料相談で現状のひな形を拝見しながら診断します。

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スプレッドシートとLooker Studioで案件別の原価と粗利をリアルタイムに可視化する仕組み

案件別の粗利、いつわかりますか｜スプレッドシート＋Looker Studioで原価をリアルタイムに見る

「決算書が出てきて、初めてあの案件が赤字だったと知った」。中小企業の現場では、これが珍しくありません。原価管理システムを入れるほどの予算はない、Excelで作りかけたまま止まっている、担当者の頭の中にしかない。——それでも、案件ごとの粗利を今週のうちに見えるようにする方法はあります。必要なのは、すでに使っているスプレッドシートと、無料のLooker Studioだけです。

「赤字案件は、終わってから見つかる」のが普通になっていないか

中小企業庁が2026年6月に公表した「価格交渉促進月間（2026年3月）フォローアップ調査」によると、コスト上昇分に対する価格転嫁率は54.2％。原材料費で55.7％、労務費で50.0％、エネルギーコストで48.9％です。言い換えれば、上がったコストの半分近くは自社が飲み込んでいるということになります。

ここで問題になるのが、「いくら飲み込んだのか」を自社が把握できていないことです。価格交渉のテーブルで「材料費が上がったので」と言っても、根拠となる数字がなければ相手は動きません。逆に「この工程の労務費が前年比で18％上がっており、御社向け案件の粗利率は12％から4％に落ちています」と示せる会社は、交渉の入り口が違います。

原価の可視化は、経理の仕事を楽にするためのものではありません。値決めと受注判断を変えるための道具です。そして、決算後に判明する数字では遅い。だからリアルタイムである必要があります。

原価管理が続かない、3つの理由

多くの会社が一度は原価管理に挑戦し、そして止めています。理由はほぼ3つに集約されます。

止まる理由実際に起きていること回避策
入力項目が多すぎる「工程別・費目別・時間単位」で設計してしまい、現場が入力しなくなる最初は案件ID・日付・人件費・外注費・材料費の5項目だけにする
集計が手作業月末に担当者がシートをコピペして集計。担当者が休むと止まる集計は関数とダッシュボードに任せ、人は入力だけにする
見た結果、誰も動かない数字は出るが、会議の議題になっていないため放置される週次の朝会で「粗利率ワースト3案件」だけを見る運用にする

共通しているのは、完璧な原価計算を目指したために、続かなかったという点です。製造原価報告書レベルの精度は、税理士と決算で作ればいい。経営が毎週見たいのは「どの案件が儲かっていて、どれが出血しているか」という粗い解像度の情報です。まずはそこだけを取りに行きます。

見る指標は、この順番で増やす

いきなり全部を見ようとすると破綻します。優先順位はこうです。

順番見る指標これで分かること着手の目安
1案件別 粗利額・粗利率どの仕事で稼ぎ、どの仕事で失っているか1か月目
2得意先別 粗利率値上げ交渉すべき相手はどこか2か月目
3担当者・部門別 稼働と粗利人の配置が利益に合っているか3か月目
4見積 vs 実績の差異見積の癖（読み違えやすい費目）4か月目以降

1番だけでも、経営判断は変わります。実際、粗利率ワースト案件を1つ見直すだけで、年間の利益インパクトが数十万円から数百万円になるケースは珍しくありません。

仕組みの全体像：3つの部品でできている

入力シート・集計シート・Looker Studioダッシュボードの3部品で構成される原価可視化の仕組み図
部品役割使うもの費用
① 入力シート現場が日々の実績（工数・外注・材料）を打ち込む場所。スマホからも入力可Googleスプレッドシート／Googleフォーム無料（Workspace内）
② 集計シート案件マスタと突き合わせ、売上−原価＝粗利を自動計算するスプレッドシートの関数（QUERY／SUMIFS）無料
③ ダッシュボード粗利率ランキング、月次推移、得意先別をグラフで表示。共有リンクで全員が見られるLooker Studio無料（無償版で十分）

ポイントは①と②を分けることです。現場が触るシートと、計算が入っているシートを同じにすると、誰かが行を消した瞬間に数式が壊れます。入力用と集計用を分離するだけで、事故はほぼなくなります。

また、Looker Studioは無償で使えるのが大きい。有料のLooker Studio Proもありますが、中小企業が案件別粗利を見る用途なら無償版で足ります。「BIツールを導入する」と身構える必要はなく、スプレッドシートにグラフの皮をかぶせるだけ、と考えてください。

導入手順：30日でここまでやる

原価可視化を30日で立ち上げる4ステップのロードマップ図
期間やること成果物
1週目案件マスタを作る。過去3か月分の完了案件だけを、売上と分かる範囲の原価で埋める案件一覧シート（20〜50件）
2週目入力シートを作り、3人だけで試験運用。項目は5つまでに絞る日次入力フォーム
3週目集計シートを作り、Looker Studioに接続。粗利率ランキングと月次推移の2画面だけ作るダッシュボードURL
4週目週次朝会でワースト3案件を確認する運用を開始。1件だけ改善アクションを決める会議アジェンダへの組み込み

過去3か月分から始めるのがコツです。これから発生する案件だけを対象にすると、数字が溜まるまで3か月かかり、その間に熱が冷めます。既に終わった案件を埋めれば、初日からグラフが出ます。

向き・不向きと、正直なデメリット

向いているケース向いていないケース
事業の型案件・工事・受注生産など、単位ごとに売上と原価が紐づく事業大量の少額取引が中心の小売・EC（POS/在庫システム側で見るべき）
規模月間の案件数が10〜300件程度月1,000件超（スプレッドシートの限界に近づく。DB化を検討）
体制関数を触れる人が社内に1人いる、または外部に頼れる誰も触れず、外注も予算がない（この場合はまず入力の習慣化から）

デメリットも書いておきます。第一に、入力の負担はゼロにはなりません。1人あたり1日1〜2分は必要です。ここを軽く見ると必ず失敗します。第二に、スプレッドシートは万能ではなく、行数が数万件を超えると重くなります。ただしそれは「困るくらい事業が回っている」状態であり、その段階でデータベースへ移せば済む話です。最初からデータベースを構えるより、はるかに安く速い。

よくある質問

Q. 会計ソフトのデータをそのまま使えませんか。
A. 会計ソフトは「月次・勘定科目別」で集計されており、案件別には割れていないのが普通です。会計データは決算のため、原価ダッシュボードは経営判断のためと、目的が違うものと割り切ってください。

Q. 人件費はどう配賦すればよいですか。
A. 最初は「担当者ごとの時間単価×投入時間」で十分です。時間単価は年収÷年間総労働時間に諸経費係数（1.3〜1.5倍程度）を掛けた概算で構いません。精緻さより、毎月同じルールで計算し続けることのほうが重要です。

Q. Looker Studioは本当に無料ですか。
A. 無償版があり、スプレッドシートを接続してダッシュボードを作る用途では無償版で足ります（2026年8月時点）。組織単位の高度な管理やサポートが必要な場合は有償のProがあります。

Q. 現場が入力してくれるか不安です。
A. 入力項目を5つに絞り、スマホから30秒で終わる形にしてください。加えて、入力された数字が翌日には自分たちに見える状態（ダッシュボード共有）にすることが、継続の最大の要因です。入力だけさせて結果を見せない運用は、必ず止まります。

まとめ

原価の可視化は、システム導入の話ではなく意思決定のリズムを変える話です。決算で年に一度振り返るのか、毎週ワースト3案件を見て手を打つのか。この差が、1年後の利益に出ます。

大きく始めるほど、失敗の確率は上がります。案件別粗利という「最初の1指標」から始めてください。

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出典：中小企業庁「価格交渉促進月間（2026年3月）フォローアップ調査結果」（2026年6月26日公表）

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社内に散らばった情報をGoogleドライブに集約し、Geminiで検索できるようにして属人化を解消する仕組み

「あの人しか分からない」をなくす｜Geminiで属人化を解く、3つのステップ

ベテランが辞めると、業務が止まる。引き継ぎ資料を作ろうとしても、時間がなくて誰も書かない。——属人化は、真面目な会社ほど深刻です。生成AIはこの問題に効きますが、効かせるには順番があります。AIを導入する前にやるべきことと、Google Workspace の Gemini で実際にできることを、実務ベースで整理します。

属人化は「人の問題」ではなく「情報の置き場所の問題」

まず現状を数字で確認します。株式会社kubellパートナーが2026年5月に公表した調査（従業員300名未満企業のバックオフィス担当者・管理職・経営層86名）では、担当者の退職・休職によって業務継続に「何らかの影響がある」と回答した企業は82.6％、うち44.2％が「事業継続に重大な支障が出る」と答えています。生産性低下の原因として最も多く挙がったのは「ナレッジの共有不足」（48.8％）でした。

帝国データバンクの「企業の経営課題に関するアンケート（2026年）」でも、中小企業の94.0％が「人材強化（採用・定着・育成）」を経営課題に挙げています。一方でAI活用は40.4％にとどまり、大企業・中堅企業との間に約30ポイントの差があります。人が足りない会社ほどAIが効くはずなのに、導入は進んでいない——これが2026年の中小企業の実像です。

ここで押さえておきたいのは、属人化の正体です。ベテランが特別なのではなく、その人の判断根拠がどこにも書かれていないだけ。メールの中、個人のPCのデスクトップ、紙のファイル、そして本人の記憶。情報が散っているから、本人にしか辿れない。AIは「散らばった情報」を勝手に集めてはくれません。集まっている情報を、速く引き出してくれる道具です。

AIに任せる前に必要な、たった1つの前提

情報が個人に散在した状態から、共有ドライブへの集約を経てGeminiで引き出せる状態に至る流れ図

前提はひとつです。参照させたい情報が、Googleの共有ドライブに置かれていること。Gemini は、Googleドライブ・Gmail・ドキュメント・スプレッドシートの中身を根拠にして答えることができます。逆に言えば、個人のPCの中にあるファイルや、紙のバインダーは対象外です。

だから最初の仕事はAIの設定ではなく、置き場所を1つに決めることになります。ここを飛ばして「AIを入れたのに使えない」と言っている会社は、非常に多い。順番を守れば、驚くほど普通に動きます。

3つのステップ：集める → 引き出す → 型にする

集める・引き出す・型にするという属人化解消の3ステップを示した図
ステップやること使うもの期間の目安
① 集める対象業務を1つ決め、関連資料（手順書・過去メール・見積・議事録）を共有ドライブの1フォルダに集約する。命名規則を決めるGoogleドライブ（共有ドライブ）1〜2週間
② 引き出すベテランに1時間ヒアリングし、録音を文字起こし。判断基準・例外対応・過去の失敗をAIに要約させ、下書きを作るGoogle Meetの文字起こし＋Gemini1週間
③ 型にする下書きをベテランが赤入れして手順書化。以降は同フォルダを参照先にして、誰でもAIに質問できる状態にするGoogleドキュメント＋Gemini／NotebookLM1〜2週間

肝は②です。属人化の解消が進まない最大の理由は「ベテランが文章を書く時間がないこと」。ならば書かせなければいい。話してもらい、AIに書かせ、本人は赤を入れるだけにする。ゼロから書くのと、8割できたものを直すのとでは、負担がまったく違います。実務上、1業務あたりベテランの拘束時間は「ヒアリング1時間＋レビュー1時間」程度に収まります。

プランによって、できることが違う

Google Workspace は2025年初頭に方針を変更し、それまで高額アドオンだったGemini機能を上位プランへ標準統合しました。現在の目安は次のとおりです。

プラン月額（1ユーザー・年払い）Geminiの範囲属人化解消の用途で
Business Starter約800円制限あり（検索・要約系が中心）お試しには使えるが、本格運用はやや不足
Business Standard約1,600円ドキュメント・スプレッドシート・Meet等での生成AI機能まずはここ。手順書作成・議事録要約に十分
Business Plus約2,500円Standardの機能＋高度なセキュリティ・管理機能個人情報や図面など、機微な情報を扱う場合

※2026年8月時点の目安です。料金・機能は変更されるため、導入前に必ず公式サイトで最新条件をご確認ください。

10人の会社がBusiness Standardを使う場合、月額は概ね1.6万円、年間で約19万円。ベテラン1人の退職で業務が止まるリスクと比べれば、判断は難しくないはずです。加えて、社内資料を読み込ませて質問できるNotebookLMも各プランで利用できます。「就業規則のこの条項の解釈は」「あの案件の見積根拠は」といった問い合わせを、AIに一次対応させる使い方が現実的です。

やってはいけないこと

やりがちなこと何が起きるか正しい進め方
全社一斉に「AI使っていいよ」と宣言する何に使えばいいか分からず、2週間で誰も触らなくなる業務を1つ、担当を3人に絞って始める
AIの出力をそのまま手順書として配る事実と異なる記述（ハルシネーション）が社内標準として定着する必ず有識者が赤入れする。AIは下書き係と位置づける
個人アカウントの無料AIに社内資料を貼る情報管理上のリスク。取引先との守秘義務違反になりうる法人契約のWorkspace内で完結させる
ベテランに「AIで手順書を作って」と丸投げする「余計な仕事が増えた」と反発され、協力が得られなくなるヒアリングと赤入れだけを依頼し、作業は依頼側が持つ

もう一点、正直に書いておきます。属人化の解消は、ベテランにとって心理的に嬉しい話ではありません。「自分の価値が下がるのでは」という感情は自然なものです。ここを軽視すると、どんなに良い仕組みも動きません。手順書化した業務を若手に渡し、その人にはより難しい判断業務に移ってもらう——という役割の再設計とセットで提示することが、技術的な設定より重要です。

よくある質問

Q. どの業務から手をつけるべきですか。
A. 「頻度が高い × 担当が1人 × 止まると売上に直結する」業務です。多くの会社では、見積作成、受発注、請求、特定顧客の対応のいずれかが該当します。逆に、年1回しか発生しない業務は後回しで構いません。

Q. Geminiは社内情報を学習データに使いますか。
A. Google Workspace の法人向けプランでは、顧客データを生成AIモデルの学習に使わない旨が定められています。ただし契約条件は変わりうるため、導入時にご自身の契約プランの規約を確認してください。

Q. 紙の資料しかない業務はどうすればよいですか。
A. スマホでスキャンし、Googleドライブに保存すればテキスト検索の対象にできます。全部をデジタル化しようとせず、対象業務に関わる直近1年分だけをスキャンするところから始めてください。

Q. 効果はどう測ればよいですか。
A. 「その業務を担当者以外が完了できた件数」を数えるのが最も分かりやすい指標です。月0件が月3件になれば、属人化は確実に緩んでいます。時間削減より、代替可能性で測ってください。

まとめ

生成AIは属人化を解決する魔法ではありませんが、属人化を解くための作業コストを1/5に下げる道具です。これまで「時間がないから手順書が作れない」と止まっていた会社ほど、効果が大きい。

最初の1業務を決めるところまでは、社内で今日できます。そこから先で迷ったら、外の視点を入れてください。

無料相談はこちら →

出典：株式会社kubellパートナー「バックオフィス業務の属人化に関する調査」（2026年5月28日公表）／帝国データバンク「企業の経営課題に関するアンケート（2026年）」／Google Workspace 公式サイト

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受発注をフォーム化して電話を減らす、90日DXの実装ステップ

受発注をフォーム化して電話を減らす｜90日で回しきる中小企業のDX実装

「DXを始めたい」という相談を受けたとき、私たちが最初に聞くのは「1日に何回、電話で作業が止まりますか」です。基幹システムの刷新でも、AIの導入でもなく、まずここから入ります。理由は単純で、投資額が最も小さく、効果が最も早く出て、失敗しても損失がほぼゼロだからです。

この記事では、電話とFAXで受けている注文をフォーム経由に切り替える実装を、90日のロードマップとして扱います。前半で「何を減らすのか」を定義し、後半で30日ごとの作業内容と、次に進んでよいかの判定基準を示します。

まず、現在地を数字で確認する

中小企業のデジタル化は、進んでいる領域と止まっている領域の差が大きく開いています。受発注は、止まっている側の代表格です。

表1：中小企業の受発注・DXに関する公表データ
調査数値公表時期
中小機構「中小企業のDX推進に関する調査」／DXに「既に取り組んでいる」「取組みを検討している」企業39.1％（前回調査とほぼ横ばい）2026年2月
同調査／DXの取組内容としての「AIの活用」28.4％（前回比14.1ポイント増）2026年2月
東京商工会議所「中小企業のデジタルシフト・DX実態調査」／電話・FAXによる受発注2割超2025年1月
中小企業庁／受注側で電子受発注に対応している割合48.5％2021年（令和3年度取引条件改善状況調査）

ここで読み取るべきは、AI活用が1年で14ポイント伸びている一方、受発注という最も基礎的な部分が10年単位で残り続けている、というねじれです。しかも東京商工会議所の調査では、デジタルシフトの状況が最も低い層（口頭連絡・電話・帳簿での業務が中心）は集計から除かれています。つまり実態は、この数字よりさらに紙寄りだと考えるのが妥当です。

減らすのは電話ではなく、電話の「後ろ」にあるもの

フォーム化の提案をすると、ほぼ必ず「うちの取引先は電話じゃないと無理」と返ってきます。これは正しい指摘です。そして、だからこそ電話をゼロにする計画は失敗します。

削るべきなのは電話そのものではなく、電話の後ろに連なる転記と聞き返しです。電話で受けた内容はメモに書かれ、不明点は折り返して確認され、受注台帳に転記され、さらに生産や手配のために再度転記されます。1件の注文に対して、同じ情報を3回書き写している計算になります。

電話・FAX受注とフォーム受注の業務フロー比較図
図1：電話受注では転記が3回発生する。フォーム化で消えるのは、この転記と聞き返しである

フォームの価値は「入力させること」ではなく、「必須項目を設計できること」にあります。品番、数量、希望納期、送り先、担当者名を必須にしておけば、聞き返しの電話そのものが発生しません。電話が減るのは結果であって、目的ではありません。

この構造は、公的な事例でも確認できます。2026年版小規模企業白書に掲載された株式会社花工房あげたけ（鳥取県北栄町・従業員9名）の事例では、紙ベースで行っていた注文管理業務のデジタル化により作業時間が削減され、その分を顧客とのコミュニケーションや企画立案に振り向けられるようになったと報告されています。削減した時間の使い道まで含めて設計されている点が参考になります。

90日ロードマップ

この取り組みの最大の利点は、いつでも降りられることです。30日ごとに判定を置き、満たさなければ次に進まない。最悪でも、失うのは30日分の工数だけです。

受発注フォーム化の90日ロードマップ。30日ごとのフェーズと判定基準
図2：1社で試し、3社で確かめ、全社に広げる。各フェーズ末に判定を置く

Day 1–30：設計と単独テスト
最も発注頻度の高い1品目に絞ってフォームを作ります。ここでの唯一の設計原則は、必須項目を5つ以内にすることです。項目を増やすほど入力率は落ちます。「あったら便利」は全て任意項目にしてください。この30日間、取引先には一切案内しません。社内の1名だけがテスト入力し、既存の電話受注は通常どおり続けます。

判定は、入力完了までが3分以内に収まるかどうか。超えるなら項目が多すぎるので、次に進まず設計に戻ります。

Day 31–60：取引先3社で並走
発注頻度が高く、関係の近い3社に依頼します。依頼の言い方が成否を分けるので、「システムを導入したので使ってください」ではなく、「発注のたびに電話でお待たせしているので、フォームでも受けられるようにしました。お好きなほうで結構です」と伝えてください。電話は止めません。並走させます。

この期間に必ずやるのは、問い合わせ内容を全件記録することです。「どの項目で迷ったか」が、そのまま次の改修リストになります。判定は、3社の8割が2回目以降も使い続けているかどうか。1回使って電話に戻る取引先が多いなら、フォームの側に問題があります。

Day 61–90：展開と例外処理化
残りの取引先へ案内を送り、電話受注を「例外」の位置づけに変えます。ここで重要なのは、電話で受けた注文も必ず同じ台帳に入力するというルールです。記録の置き場所が2つあると、結局どちらも信用されなくなります。判定は、受注全体の7割がフォーム経由になっているかどうかです。

表2：フェーズ別の工数と費用の目安
フェーズ社内工数関与者ツール費用
Day 1–308〜12時間受注担当1名＋管理職1名Googleフォーム等の無償機能で開始可能
Day 31–6010〜15時間受注担当1名＋営業（取引先への説明）同上
Day 61–9012〜20時間受注担当＋営業＋生産・手配部門通知や集計の自動化を足す場合に追加検討

費用面での注意点を1つ。無償の範囲で始められるのは事実ですが、それは「安く済む」という意味ではありません。この取り組みのコストは、ほぼ全てが人の時間です。合計30〜47時間を、通常業務の合間にどう捻出するかを先に決めてください。ここを詰めずに始めた案件は、Day 40あたりで止まります。

効果と、うまくいかない条件

効果は3つの形で出ます。第一に、聞き返しと転記の消滅による工数削減。第二に、記録が1か所に集まることで、受注状況を担当者以外も見られるようになること。第三に、注文データが蓄積されるため、後から品目別・取引先別の集計ができるようになることです。3つ目は導入直後には価値が見えませんが、1年後に効いてきます。

表3：向き・不向きの判断
効果が出やすい先に別の手を打つべき
定型品の反復発注が多い毎回仕様が異なり、対話なしに注文が確定しない
取引先が10〜100社程度で、上位数社に集中している取引先が数社のみで、すべて対面商談が前提
受注内容の聞き間違い・転記ミスが実際に起きている受注件数が少なく、ミスも発生していない
受注担当が特定の1名に集中しているすでに複数名が同じ台帳を見て運用できている

うまくいかない典型パターンも書いておきます。1つ目は、初日から全取引先に一斉案内してしまうこと。改修のたびに全社へ再案内が必要になり、信用を失います。2つ目は、電話受注を早い段階で禁止すること。取引先ではなく自社の受注担当が板挟みになり、離職リスクにつながります。3つ目は、フォームの回答先スプレッドシートを既存の受注台帳と別に持つこと。二重管理は、ほぼ確実に運用を殺します。

よくある質問

Q. 取引先が高齢で、フォーム入力ができないと言われます。
A. その取引先は電話のまま残してください。全社をフォーム化する必要はありません。上位数社が移行するだけで、受注件数ベースでは大きな比率が動きます。目標は「全員の移行」ではなく「件数の7割」です。

Q. 専用の受発注システムやEDIを導入したほうが早くありませんか。
A. 最終的にはそうなる可能性がありますが、順序が逆です。フォームで3か月運用すると、自社に必要な項目・承認フロー・例外パターンが具体化します。その要件定義を持たずにシステム選定に入ると、使わない機能に費用を払うことになります。フォーム運用は、要件定義の実地調査を兼ねています。

Q. AIを使ったほうが効果は大きいのではないですか。
A. 併用は可能ですが、順番があります。中小機構の調査ではAI活用が前年比14.1ポイント増と伸びていますが、AIが力を発揮するのは、データが構造化された状態で蓄積されている場合です。電話メモと個人のExcelが散在している状態では、AIに渡す材料そのものがありません。フォーム化は、その材料をつくる工程にあたります。

Q. 90日で終わらなかった場合はどうしますか。
A. 延長するのではなく、どのフェーズの判定で止まったかを確認してください。Day 30の判定で止まったなら設計の問題、Day 60で止まったなら取引先との関係づくりの問題で、打ち手が全く異なります。期間を延ばすだけでは、同じ場所で止まり続けます。

まとめ

受発注のフォーム化は、DXの中で最も地味で、最も費用対効果の高い領域です。必要なのは、無償のフォーム機能と、合計30〜47時間の社内工数と、30日ごとに撤退可能な設計だけです。

やることは3つ。1品目・1名でテストし、3社で並走し、件数の7割が移行したら電話を例外に格下げする。全部を一度に変えようとせず、降りられる範囲で始めることが、90日で終わらせる条件です。

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属人化した見積作成を4ステップで標準化する

見積は「あの人」しかつくれないのか｜属人化した見積作成を標準化する4ステップ

ベテランの営業担当が休んだ週に、見積が1件も出せなかった。金額を尋ねても「あの人に聞かないと分からない」としか返ってこない。中小企業の現場で、これはかなりありふれた光景です。

見積は、会社の利益が決まる最初の一点です。そこが1人に依存しているということは、受注できるかどうかも、いくらで受注するかも、その1人の体調と機嫌に握られているということになります。株式会社kubellパートナーが2026年5月に公表した調査（従業員300名未満の企業に勤める86名が対象）では、担当者の退職・休職によって業務継続に影響が出たと答えた割合は82.6％、うち重大な支障が生じたケースは44.2％でした。見積はその中でも、止まったときの損失がとりわけ大きい業務です。

この記事では、見積作成の属人化を「気合いや引き継ぎ」ではなく、構造の問題として解きます。前提として、ベテランの判断力そのものを否定する話ではありません。判断のうち機械的に再現できる部分を外に出し、本当に人が考えるべき部分だけを残す、という整理です。

そもそも、なぜ見積は属人化するのか

見積作成は、外から見ると1つの作業に見えますが、実際には性質の違う3つの機能が束になっています。

1つ目は単価の知識です。この材料はいくら、この職種の労務単価はいくら、この外注先ならいくら、という相場の把握。2つ目は積算のロジックです。数量にどう単価を掛け、歩掛をどう見て、経費率を何％乗せるかという計算の順序。3つ目は出力と判断です。どの様式で出し、どこまで値引きしてよく、どんな条件文を添えるか。

属人化した見積では、この3つが分離されないまま1人の頭の中に置かれています。だから「なぜその金額なのか」を本人以外が説明できず、引き継ぎもできません。逆に言えば、3つを別々の場所に置き直せば、属人化はかなりの部分が解消します。

属人型の見積と、単価マスタ・積算ロジック・出力テンプレートの3層に分解した標準型の比較図
図1：見積を3層に分解すると、担当者が変わっても同じ条件で同じ金額が出る

この分解が効くことは、公的な調査でも裏づけがあります。中小企業庁「2026年版 小規模企業白書」によれば、社内ノウハウの蓄積・共有に取り組んでいる小規模事業者は全体の約5割。そして取り組んだ事業者が「有効だった」と最も多く挙げたのは、マニュアルや手順書の整備でした。得られた効果として最も回答が多かったのは「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」で、次いで「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」「製品・商品・サービスの品質が安定した」と続きます。属人化対策として最も効くのは、人を増やすことでも育てることでもなく、まず手順を書き出すことだ、という結果です。

どこまで標準化するかを、先に決める

標準化の失敗で最も多いのは、「全部を標準化しようとして終わらない」ことです。特殊仕様の一品案件まで型にはめようとすると、例外処理の議論に半年を溶かします。

実務的には、金額ベースで7割程度をカバーする範囲に絞るのが現実的です。残り3割は従来どおり人が判断する領域として明示的に残します。「標準化しない範囲を決める」ことが、標準化を終わらせるコツです。

表1：標準化する範囲の切り分け
区分対象扱い
標準領域年間件数が多く、仕様の振れ幅が小さい工種・商品単価マスタと計算式で自動算出。担当者の裁量は原則なし
準標準領域標準品に近いが、条件次第で単価が動くもの標準額を自動算出したうえで、加算・減算の理由をコメント欄に必須入力
個別領域一品ものの特殊仕様、初取引の大型案件従来どおり有識者が積算。ただし完成後にマスタへ反映する

個別領域を「例外」として放置しないことが重要です。個別案件を積算し終えたら、その単価をマスタに戻す。これを繰り返すと、個別領域が少しずつ標準領域に移っていきます。

実装手順：8週間の4ステップ

専任者を置く必要はありません。見積を実際に作っている担当者1名と、旗を振る管理職1名の合計2名、週あたり合計4〜6時間で進められる規模です。

見積標準化の4ステップと各ステップの所要期間
図2：全案件を一度に扱わず、売上構成比の大きい1〜2工種に絞って型をつくる

STEP 1：過去見積の棚卸し（1〜2週）
直近1年の見積から同一工種のものを20件抽出し、単位あたり単価を並べます。ここで見たいのは平均値ではなく、ばらつきの幅です。最高値と最安値が2倍以上開いていれば、それは相場観ではなく単なる不統一である可能性が高い。開いた理由を1件ずつ本人に聞き取り、「条件差によるもの」と「説明できないもの」に仕分けます。

STEP 2：単価マスタ化（2週）
材料・労務・外注の単価を1枚のスプレッドシートに集約します。項目は「品目・単位・単価・出典・更新日・更新者」の6列で足ります。ここで必ず決めるのが、更新の責任者と頻度です。更新されないマスタは、3か月で誰にも信用されなくなります。四半期に1回、担当者を決めて見直す、と明文化してください。

STEP 3：積算ロジックの明文化（2〜3週）
数量×単価に、歩掛と経費率をどう乗せるかを計算式としてシートに固定します。ここで論点になるのが、ベテランが無意識に足している「読み」の部分です。天候リスク、手戻りの見込み、客先の厳しさ。これらは消すのではなく、係数として名前をつけて外に出します。「難易度係数1.1」と書いてあれば、後任者もその判断を再現できます。

STEP 4：様式と承認ルールの固定（1週）
出力する見積書の体裁、条件文、有効期限を固定します。あわせて、標準額から一定率以上乖離する場合のみ上長承認を必要とするルールを設定します。全件承認にすると回らなくなるので、閾値は緩めに始めて後から締めるほうが定着します。

表2：各ステップの成果物と担当
ステップ成果物主担当目安工数
STEP 1過去見積20件の単価一覧とばらつき分析見積担当者6〜8時間
STEP 2単価マスタ（1シート）と更新ルール見積担当者＋購買8〜10時間
STEP 3積算シート（計算式入り）と係数の定義書ベテラン担当者＋管理職10〜14時間
STEP 4見積書テンプレートと承認基準管理職4〜6時間

何が変わるか、そして何は変わらないか

効果は3方向に出ます。第一に、担当者不在でも見積が出せるようになること。第二に、単価の根拠が残るため、値上げ交渉の材料が手元にできること。第三に、赤字受注の発見です。

3つ目は軽視されがちですが、実際にはこれが最も金額インパクトを持つことがあります。2026年版小規模企業白書に掲載された有限会社髙井技鈑（愛知県岡崎市・従業員13名）の事例では、製品別の原価を算出したところ約7割の製品が赤字受注であったことが判明し、価格交渉とコスト削減を経て黒字転換に至っています。原価の把握状況について同白書を見ると、「製品・商品・サービス別に把握している」事業者が約5割である一方、「全社単位で把握している」「ほとんど把握していない」も約3割を占めます。そして原価をほとんど把握していない事業者の4割超が「価格転嫁できなかった」と回答しています。単価が分からなければ、上げる根拠も作れないということです。

表3：向き・不向きの判断
取り組む価値が高い後回しでよい
同種案件の反復が多く、年間見積件数が50件を超える年間数件の大型案件のみで構成されている
見積を作れる人が1〜2名に限られているすでに複数名が同水準で作成できている
粗利率が案件ごとに大きく振れている粗利率が安定し、原因も説明できている
数年内に世代交代・採用を予定している体制変更の予定が当面ない

一方、変わらないものもあります。標準化しても、初めての工法や初取引の相手に対する読みの精度は上がりません。そこは引き続き経験の領域です。標準化の目的は経験を不要にすることではなく、経験を使うべき場所に集中させることにあります。

なお、同白書では社内ノウハウの蓄積・共有に取り組んでいる事業者のほうが、売上高・営業利益率について「増加」「上昇」と回答した割合が高く、従業員の月平均残業時間が「減少」した割合も高いことが示されています。ただしこれは相関であって因果ではありません。もともと管理体制が整っている企業がノウハウ共有にも取り組んでいる、という逆の説明も成り立ちます。効果を過大に見積もらず、自社では検証指標を決めて測ることをおすすめします。

よくある質問

Q. Excelやスプレッドシートで足りますか。専用の見積システムが必要でしょうか。
A. 最初はスプレッドシートで十分です。標準化の本質はツールではなく、単価と計算式を人の頭の外に出すことにあります。運用が定着し、案件数や版管理が手に負えなくなった段階で専用システムを検討するほうが、失敗が少なくなります。

Q. ベテランが協力してくれません。
A. 「あなたのやり方を記録させてほしい」という頼み方は、多くの場合うまくいきません。代わりに、過去見積のばらつきデータを見せて「同じ工事でこれだけ差が出ている理由を教えてほしい」と入り口を変えると、説明のほうから始まります。標準化ではなく、解説をお願いする形です。

Q. 標準化すると、安く見積もりすぎて利益が減りませんか。
A. 逆の結果になることが多いです。属人見積では、忙しさや相手の圧力で無意識の値引きが入ります。標準額を先に出し、そこから下げるときだけ理由を書かせる設計にすると、値引きの総額はむしろ縮小します。

Q. 効果はどう測ればよいですか。
A. 着手前に2つの数字を記録してください。同一工種の見積単価の標準偏差と、見積1件あたりの作成時間です。3か月後に同じ条件で測り直せば、定着したかどうかが数字で分かります。

まとめ

見積の属人化は、能力の問題ではなく設計の問題です。単価・計算式・様式という3つの機能が1人の頭の中で融合しているために、外から見えなくなっているだけです。

やることは4つ。過去見積のばらつきを測り、単価をマスタに出し、計算式を固定し、様式と承認の閾値を決める。対象を売上構成比の大きい1〜2工種に絞れば、2名体制・8週間で最初の型はできます。全部を一度にやろうとせず、標準化しない範囲を先に決めることが、最後まで走り切る条件です。

出典

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